（2024年3月14日市政協(xié)機關(guān)黨組會議修訂）
為加強市政協(xié)機關(guān)檔案的管理和收集、整理工作，完整系統(tǒng)地保存本機關(guān)在工作活動中所形成的各種門類和載體的檔案，保證歸檔文件的質(zhì)量，更好地利用檔案的查考和憑證依據(jù)，以適應(yīng)機關(guān)各項工作的需要，提高工作效率，結(jié)合市政協(xié)機關(guān)實際，特制定本規(guī)定。 一、歸檔范圍 凡是反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的各種門類、載體的文件、材料，均屬歸檔范圍。 （一）市政協(xié)的歷屆歷次全體會議和常委會會議全套會議文件以及各種材料。 （二）市政協(xié)黨組及其他有關(guān)會議紀(jì)要、記錄材料。 （三）市政協(xié)主席會議、市政協(xié)機關(guān)黨組會議及其他有關(guān)會議紀(jì)要、記錄材料。 （四）市政協(xié)召開各種座談會和紀(jì)念活動材料。 （五）市政協(xié)舉辦的各類培訓(xùn)班的文件材料。 （六）市政協(xié)機關(guān)所形成的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。 （七）本機關(guān)代上級機關(guān)草擬并被批轉(zhuǎn)的文件(包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）文稿和正式文件。 （八）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)文件。 （九）市政協(xié)組織開展調(diào)查研究形成的文件材料。 （十）全國政協(xié)、省政協(xié)在莆委員、市政協(xié)委員視察的有關(guān)材料。 （十一）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、全國、省政協(xié)委員等來莆視察和上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對政協(xié)工作的重要指示、講話、題詞、聲像等材料。 （十二）本機關(guān)形成的工作計劃、總結(jié)、報告。 （十三）本機關(guān)出版和編輯的書刊、信息等材料。 （十四）本機關(guān)形成的財務(wù)報表、憑證、賬簿及與外單位簽定的協(xié)議等材料。 （十五）上級機關(guān)下發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件以及普發(fā)的、非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件。 （十六）本機關(guān)的基建、設(shè)備材料。 （十七）本機關(guān)的機構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信、組織沿革、人員編制等文件材料。 （十八）本機關(guān)的歷史沿革、大事記、年鑒。 （十九）上級機關(guān)有關(guān)干部人事、紀(jì)律檢查等有關(guān)文件，本機關(guān)黨員、干部職工工資花名冊，人事年度統(tǒng)計報表。 （二十）本機關(guān)及本機關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資和行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。 （二十一）本機關(guān)的其他檔案。 二、歸檔要求 （一）各委室要及時收集需歸檔的文件、材料，收集齊全后進行分類、鑒定、編號、編目，定期向機關(guān)檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。 （二）歸檔文件質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 （三）整理方法：歸檔文件的整理以“件”為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件。正文與附件為一件。原件與復(fù)制件為一件。來文與復(fù)文各為一件。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。報表、名冊、圖冊等一冊(本）為一件。重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿）各為一件。一次會議、一次調(diào)研形成的文件材料為一件。 （四）不同年度的文件一般不放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔。沒有復(fù)文的，放在請示年歸檔?？缒甓鹊?/span>計劃放在對應(yīng)的第一年歸檔?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在對應(yīng)的最后一年歸檔?？缒甓鹊臅h文件，放在會議開幕年歸檔。 （五）歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后，正式文件在前，簽發(fā)稿在后排列歸檔。 （六）歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、機構(gòu)、年度、保管期限、室編件號、館編件號等項目。圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像電子材料的背面逐件編號。 （七）永久、30年期和10年期的歸檔文件必須按規(guī)定的格式逐件填寫歸檔文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。文件沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充，并外加“[]”。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)。會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容。 （八）聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者，具體按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821—2002）執(zhí)行。 （九）歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明年度文件歸檔的總數(shù)量，不同類別、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，及當(dāng)年歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期。 （十）歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號順序裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項目。不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。不同類別的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。按機構(gòu)分類的不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 （十一）歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)裱糊，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔，歸檔文件應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂。 （十二）歸檔文件應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。歸檔文件排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。 （十三）按照歸檔文件的排列順序編制件號，在同一冊歸檔文件目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的歸檔文件號。 （十四）實行檔案隨辦隨歸制度，各委室常規(guī)歸檔文件每季度移交檔案室一次。機關(guān)檔案室定期向市檔案館移交檔案。 三、檔案工作職責(zé) （一）機關(guān)檔案工作應(yīng)列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，有計劃、有總結(jié)，辦公室秘書科配備機關(guān)專職檔案人員，負(fù)責(zé)管理本機關(guān)的檔案，對各委室實行監(jiān)督和指導(dǎo)，并開展有關(guān)業(yè)務(wù)活動。 （二）建立健全機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由各委室指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和歸檔工作。人員一經(jīng)確定，不得隨意變動，如因工作變動需要調(diào)整，須報分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦好交接手續(xù)。 （三）各委室主要負(fù)責(zé)人要對本委室檔案的收集、整理和歸檔工作負(fù)總責(zé)，經(jīng)常過問檔案的收集工作，并在每年本委室向檔案室移交檔案時檢查檔案是否完整，是否符合歸檔要求，經(jīng)檢查合格方可移交。 （四）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、執(zhí)行《檔案法》，做好有關(guān)檔案的各項工作。 （五）機關(guān)檔案室要注意做好安全保密工作，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。 （六）機關(guān)保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)以及機關(guān)有關(guān)保密制度規(guī)定辦理。 （七）檔案室要建立檔案統(tǒng)計臺賬，按時向市檔案局報送統(tǒng)計年報、年度檔案電子目錄數(shù)據(jù)和定期移交檔案，開展檔案編研和檢查工作，為提高機關(guān)工作效率，提供檔案信息服務(wù)。 （八）認(rèn)真做好檔案庫房管理工作，經(jīng)常檢查庫存檔案情況，定期對檔案進行鑒定。 （九）檔案工作人員調(diào)動時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。 （十）接受市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并做好與各民主黨派、市工商聯(lián)等單位檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組的溝通聯(lián)系工作。 四、檔案的借閱和利用 （一）凡借閱黨組檔案須經(jīng)黨組書記或副書記批準(zhǔn)。借閱人勞類檔案和其他重要檔案須經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，此類檔案只能在檔案室查閱，不借出。 （二）凡借閱檔案，須在“借閱檔案登記簿”上登記后方可借閱，并盡量在檔案室查閱，如因工作需要借出的，須在一周內(nèi)歸還，逾期必須辦理續(xù)借手續(xù)。 （三）凡借出的檔案，應(yīng)注意愛護，不得涂改、圈劃、增刪、抽頁、剪裁、拆開等，不得擅自復(fù)印轉(zhuǎn)借他人，不能丟失、泄密，違者要追究責(zé)任，嚴(yán)重的按《檔案法》規(guī)定處理。 （四）外單位來本機關(guān)借閱檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，一般在檔案室內(nèi)查閱，確因工作需要須借出的，要由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借出并在三天內(nèi)歸還。摘錄有關(guān)檔案材料，按有關(guān)規(guī)定辦理。 （五）檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格履行歸檔、借閱手續(xù)，做到不該借的不借，手續(xù)不符的不借。借出的檔案歸還時，應(yīng)認(rèn)真檢查有無缺損。 |
